Indholdsfortegnelse
Et tenderforløb behøver ikke at være en kompliceret proces.
Det vigtigste er blot, at du sørger for at få det rigtige fragtsetup til netop dine behov.
Du skal derfor undervejs i din tender sørge for at få afklaring og forventningsafstemning med de udvalgte transportører. På den måde sikrer du, at I får det bedst mulige samarbejde.
I det følgende vil du lære, hvordan et tenderforløb kan se ud, og hvilke seks trin, det består af.
De seks trin i en fragttender
Forløbet i en tender kan opdeles i seks trin. Disse trin inkluderer grundigt forarbejde, udbudsrunden, sammenlignin af tilbud og, til sidst, forhandlinger eller en eventuel ny udbudsrunde.
Herefter begynder samarbejdet med en ny transportør, eller dit samarbejde med din nuværende transportør fortsætter med den nye fragtaftale.
Nedenfor er de seks trin i tender-forløbet illustreret.
Ved at investere tid og ressourcer i processen kan du få mest muligt ud af din tender. At du finder den bedste fragtaftale til dine behov sikrer ikke kun en at du får den rette fragtsammensætning, men kan også medvirke til at reducere omkostningerne, forbedre kundeoplevelsen og styrke din forsyningskæde som helhed.
Trin 1: Forarbejde
Før du kan indhente tilbud fra transportørene, er det vigtigt at lave den grundlæggende forberedelse. Dette involverer at indhente statistik over dine forsendelser, udarbejde et tenderbrev og lave en tendertjekliste. Derudover skal der også udvælges hvilke transportører, der skal indgå i tenderen.
Sendingsstatistik
Først og fremmest skal du indsamle en årlig statistik over de sendinger, som du ønsker tilbud på i din tender.
Statistikken kan omfatte data som antal, volumen, vægt, modtager- og afsender postnummer.
Tenderbrev
Når du har samlet din sendingsstatistik, er det tid til at udarbejde dit tenderbrev.
Et tenderbrev er det brev, du sender til de udvalgte transportører for at indhente tilbud.
Et tenderbrev skal indeholde, hvad I ønsker tilbud på, og hvordan jeres fragtsetup hænger sammen. I tenderbrevet skal I derfor inddrage jeres fragtsetup, billeder af jeres typiske forsendelser og andre specielle forhold, der har betydning for jeres fragtaftale og samarbejde.
Tendertjekliste
En tendertjekliste er en forlængelse af dit tenderbrev, som du sender med tenderbrevet og din sendingsstatistik.
Tendertjeklisten kan bruges til at få overblik over de bløde værdier, så du kan sammenligne transportørerne på samme grundlag, og ikke kun kigge på deres priser.
Det kan omfatte punkter som:
- Fordelsberegning
- Transit-tider
- Deadlines
- Systemkompatibilitet
- Track and Trace
Er du tvivl om hvad fordelsberegning er, og hvorfor du burde få det med i din fragtaftale? Så læs om fordelsberegning her.
Udvælg transportører
Sidste trin inden du sender dit tenderbrev, tjekliste og sendingsstatistik er at udvælge hvilke transportører du vil sende det ud til.
At lægge den nødvendige grundlæggende forberedelse i din tender vil give dig det bedst mulige udgangspunkt for at opnå konkurrencedygtige tilbud og finde den rette transportør til dine forsendelsesbehov.
Hvis du vil vide mere om hele tenderforløbet og se eksempler på et tenderbrev og en tendertjekliste, så læs vores store guide til dit tender-forløb.
Trin 2: Udbud
I trin 2 sender du din sendingsstatistik, tenderbrev og tendertjekliste afsted til de udvalgte transportører.
Du bestemmer selv, hvor længe du giver transportørene til at besvare, men vi anbefaler at give dem tre uger til at besvare tilbuddet og vende tilbage.
Trin 3: Deadline
Deadline for transportørerne at byde ind på jeres tilbud, så alle tilbuddene skal nu være modtaget.
Vi anbefaler, at I mellem trin 2 og trin 3 giver transportørerne mulighed for at besøge virksomheden og stille eventuelle spørgsmål. Dette giver transportørerne en chance for at få en bedre forståelse af jeres behov og krav samt at klarlægge eventuelle tvivlspunkter.
Disse besøg kan være en værdifuld mulighed for at opnå den nødvendige information og sikre, at alle parter er på samme side.
Trin 4: Sammenligning
I trin 4 sammenlignes de modtagende tilbud op imod jeres sendingsstatistik. Derudover sammenlignes transportørernes udfyldte tilbudstjeklister også, for at inddrage de bløde værdier i jeres beslutningsproces.
Ved ikke kun at sammenligne tilbuddene på prisen, men også tilbudstjeklisten over de bløde værdier, som er vigtige for jer, gør I det nemmere for jer selv at vælge det rigtige tilbud til netop jeres behov og fragtsetup.
Sammenlign tilbud korrekt
Sammenligning af fragtpriser kan dog være vanskeligt og uigennemsigtigt, da stort set ingen transportører er ens, når det kommer til tilbudsstruktur, service og værdier.
Når I skal sammenligne tilbuddene, er det derfor vigtigt at gøre dette på samme grundlag, så I ikke sammenligner æbler og pærer, men æbler mod æbler.
Når du sammenligner fragtpriser, så sørg for at inkludere alle gebyrer og ikke blot kigge på fragtpriserne. Gebyrerne udgør nemlig en betydelig del af den samlede pris på en forsendelse.
Det er vigtigt at få beregnet alle gebyrer med, da det ofte ændrer på, hvilken transportør, der er billigst.
Trin 5: Forhandling eller ny runde
Ud fra sammenligningen i trin 4, så går det andet sidste trin i tenderprocessen ud på at forhandle med den eller de udvalgte transportør(er), eller der kan påbegyndes en ny udbudsrunde, hvor transportøren kan komme med små justeringer til deres tilbud.
I dette trin er det vigtigt at benytte dataen fra sammenligningen i trin 4 for at sikre, at transportørerne er klar over, hvilke intervaller, zoner og lande, de skal reducere priserne i.
Trin 6: Samarbejdet begynder
Når I har indgået den nye aftale, så påbegynder jeres samarbejde med transportøren, eller også fortsætter jeres tidligere samarbejde med samme transportør med den nye aftale.
Hvor lang tid tager en tender?
Selvom varigheden af et tenderforløb kan variere afhængigt af forskellige faktorer, er det typisk at sige, at det kan tage mellem 2,5 til 3 måneder.
Denne tidsramme giver dig tilstrækkelig tid til at annoncere dit udbud, vælge potentielle transportører, indsamle tilbud og evaluere dem.
Varigheden af din tenderprocess kan afhænge af, hvor lang tid du giver de udvalgte transportører til at vende tilbage med et tilbud, hvor lang tid det tager for dig at sammenligne deres tilbud, samt hvor mange udbudsrunder du vælger at gå igennem.
Har du spørgsmål til dit tenderforløb?
Skriv en besked til os her, hvis du er usikker på, hvordan du anvender tjeklisten korrekt, hvilke parametre du skal inkludere, eller noget helt trejde.
Vi er ikke transportkonsulenter. Vi hjælper dig med at få den bedste fragtaftale til netop dit behov
I 2023 hjalp vi en række af vores kunder med deres tender. 80 % af disse valgt at blive hos deres nuværende transportør – men 100% opnåede besparelser.
Du skal være logget ind for at skrive en kommentar.