Over 100.000 kr. retur – og en pause, der satte tal på værdien
“I får en samarbejdspartner, der tager ejerskab og hjælper jer hele vejen.”
Om GrejFreak.dk
GrejFreak.dk blev stiftet i 2008 og et af Danmarks største onlineforhandlere af grej til outdoor, friluftsliv, jagt, militær og professionelle brugere. Virksomheden har kontor, lager og showroom i Viby J og sender både til danske og udenlandske kunder.
Virksomhed
Webshop
Website
Udfordringen: En håndfuld transportører – og lige så mange måder at fakturere på
GrejFreak bruger en håndfuld forskellige fragtselskaber til både ind- og udgående forsendelser. Hver transportør fakturerer på sin egen måde – forskellige strukturer, forskellige gebyrer, forskellige tillæg.
For at håndtere fakturaerne byggede GrejFreak sit eget setup i Excel. Det gav dem det overblik, de havde brug for, så længe volumen var til det. Men i takt med at virksomheden voksede, voksede antallet af fakturaer og linjer hurtigere, end nogen manuel proces kunne følge med. For når den samme type gebyr hedder noget forskelligt fra transportør til transportør, skal hver faktura holdes op mod netop sin aftale, linje for linje. Og jo flere forsendelser, jo flere sammenligninger.
Den manuelle kontrol begyndte derfor at tage tid fra opgaver, der skabte mere værdi for forretningen.
“Det krævede meget tid og energi at gennemgå fakturaerne manuelt, og det stjal fokus fra andre vigtige opgaver i dagligdagen. Samtidig øgede kompleksiteten risikoen for fejl, og vi opdagede, at vi faktisk havde betalt for meget.”
– Andreas Schmidt Østergaard, Chief Digital Officer hos GrejFreak.dk
GrejFreak ledte derfor efter en løsning, der både kunne sikre, at fejl blev opdaget og håndteret, og frigøre tid i hverdagen. Det handlede lige så meget om ro i maven og kontrol over en post, der ellers var både en tidsrøver og en økonomisk risiko.
Tvivlen, der endte med at bekræfte valget
GrejFreak valgte FreightSolution efter en række samtaler, hvor forståelsen for deres konkrete udfordringer var på plads fra dag ét. Der var ingen andre udbydere i spil – dialogen og rådgivningen var i sig selv grunden til, at valget faldt, som det gjorde.
De begyndte med Invoice Audit, som automatisk modtager og validerer hver enkelt faktura op imod den gældende fragtaftale. Det betød, de nu kunne fange alle fejlafregninger og uoverensstemmelser uden at bruge tiden på det.
Den manuelle gennemgang forsvandt fra hverdagen med det samme. Men ud over tidsbesparelsen gav de første måneder ikke de konkrete gevinster i form af større fejl eller besparelser, som GrejFreak havde håbet på. De gjorde derfor det, enhver ansvarlig virksomhed gør med en post, der endnu ikke har vist sit afkast: de stoppede samarbejdet midlertidigt, mens de vurderede behovet.
Pausen blev hurtigt en øjenåbner. Uden FreightSolution gik kontrollen tilbage til manuelle tjek, og overblikket over omkostningerne fulgte med.
“I perioden uden FreightSolution havde vi ikke det samme overblik og måtte igen bruge tid på manuelle tjek. Det blev tydeligt, hvor meget tid og sikkerhed vi reelt havde fået med systemet – især da vi pludselig opdagede større fejl, som vi ikke selv havde fanget.”
– Andreas Schmidt Østergaard, Chief Digital Officer hos GrejFreak.dk
GrejFreak valgte derfor at genoptage samarbejdet, og herefter kom der større fejl frem, som ikke var fanget i mellemtiden – et konkret svar på det spørgsmål, de selv havde stillet.
Og som GrejFreak fortæller: “Da først vi begyndte at opdage fejl, stod det klart, hvor stor værdien af FreightSolution egentlig var. Det bekræftede os i, at løsningen ikke blot var en omkostning, men en reel investering med målbar effekt. Derfor valgte vi at genoptage samarbejdet.”
Samarbejdet i dag: et hold, der holder øje
I følge GrejFreak så har Freightsolution “…givet os et effektivt og automatiseret system, der kan kontrollere fragtaftaler og fakturaer på tværs af flere selskaber. Det betyder, at vi sparer tid og undgår menneskelige fejl.”
Men systemet står ikke alene. Hver måned vender FreightSolutions logistikspecialister proaktivt tilbage med en kort analyse af de fakturaer, der er indlæst i systemet, herunder hvad tallene viser, og hvad der er værd at reagere på. Det er en indbygget del af Invoice Audit, og det betyder, at GrejFreak får overblik over og indsigt i udviklingen i deres fragtomkostninger uden selv at skulle tage initiativ eller sætte ressourcer af til det.
“De vender proaktivt tilbage hver måned med en analyse af vores fakturaer. I en travl hverdag betyder det, at vi får overblik og indsigt uden selv at skulle tage initiativ – og vi føler os trygge ved, at nogen har et vågent øje på det hele.” Fortæller Andreas Schmidt Østergaard.
Det er ikke et system, der er købt, men et hold, de arbejder sammen med.
Resultatet: Over 100.000 kr. tilbage – og tid til det, der skaber værdi
Efter genoptagelsen har Invoice Audit afdækket fejlafregninger, der samlet har givet GrejFreak en tilbagebetaling på over 100.000 kr. FreightSolution har ingen andel i de penge. Hver eneste krone er 100% GrejFreaks egen.
Lige så mærkbart internt: den administrative byrde er væk fra logistikafdelingen. De timer, der før gik med fakturalinjer, bruges nu på værdiskabende opgaver og teamet har fået ro og overblik over en omkostningspost, der vokser i takt med forretningen.
“Jeg vil klart anbefale FreightSolution til virksomheder med komplekse fragtsetups og mange fakturaer. I sparer både penge og tid – og vigtigst af alt får I en samarbejdspartner, der tager ejerskab og hjælper jer hele vejen.”
– Andreas Schmidt Østergaard, Chief Digital Officer hos GrejFreak.dk
Vil du også have en samarbejdspartner der tager ejerskab?
Lad os tage en snak om dine specifikke udfordringer og finde ud af, hvor vores services kan gøre en positiv forskel for din virksomhed.
Vi er her for at hjælpe dig med at gøre fragt fra en daglig hovedpine til noget, der faktisk kan forbedre din virksomhed.