Gør det nemt at lave din tender
At lave en tender behøver ikke at være kompliceret. Det vigtigste i dit tenderforløb er blot, at du sørger for at finde og vælge den rigtige fragtsammensætning til netop dine behov.
Det handler derfor om at få afklaring og forventningsafstemning med transportørerne for at få det bedste samarbejde.
Her giver vi dig et overblik over, hvordan et tenderforløb kan se ud, et eksempel på et kort og ukompliceret tenderbrev, og så viser vi, hvad en tendertjekliste er, og hvordan du kan bruge den til at have fokus på de bløde værdier, når du skal sammenligne og vælge fragtaftale.
Små eller store tilbud
I din tender bestemmer du selv, om du vil have tilbud på enkelte områder og/eller transportformer eller samle disse i et tilbud.
Du kan dog ofte få bedre priser ved at samle flere områder eller transportformer i et større tilbud.
Leder du derfor efter tilbud på for eksempel vejtransport, men ved, at du om få måneder får brug for tilbud på luft- eller søtransport, så inddrag dette i dit tenderbrev.
Fragttender forløbet
En tenderproces kan opdeles i seks trin, hvor den består af forarbejde, udbudsrunde, sammenligning af tilbud og til sidst forhandlinger eller en ny udbudsrunde.
Nedenfor er tidslinjen for en fragttender illustreret.
Trin 1: Forarbejde
Det første trin i en tender består af det grundlæggende forarbejde, før der kan indhentes tilbud hos transportørerne. I dette trin skal der indhentes en sendingsstatistik, der skal udformes et tenderbrev og en tendertjekliste, og til sidst skal der udvælges, hvilke transportører der skal indgå i tenderen.
- Statistik: Der indhentes en årlig statistik på de sendinger, der ønskes tilbud på.
- Tenderbrev + tjekliste: I tenderbrevet og tjeklisten beskrives den/de opgaver, der skal bydes på.
- Transportører: Der udvælges transportører til tenderen.
Senere i denne guide kommer der eksempler på et tenderbrev og en tendertjekliste, samt uddybes der hvad din sendingsstatistik skal indeholde.
Trin 2: Udbud
Statistik, tenderbrev og tjekliste sendes til de udvalgte transportører.
Vi anbefaler at give transportørerne tre uger til at besvare tilbuddet og vende tilbage med svar.
Trin 3: Deadline
Deadline for transportørerne at byde ind på jeres tilbud, så alle tilbuddene skal nu være modtaget.
Vi anbefaler, at I mellem trin 2 og trin 3 giver transportørerne mulighed for at besøge virksomheden og stille eventuelle spørgsmål.
Trin 4: Sammenligning
I dette trin sammenlignes tilbuddene op imod statistikken samt transportørernes udfyldte tjeklister for at finde det bedste setup og tilbud til jeres behov.
Ved ikke kun at indhente tilbud med tenderbrev, men også ved at få transportørerne til at udfylde en tjekliste over de bløde værdier, som er vigtige for jer, giver det jer en bedre mulighed for at vælge det rigtige tilbud til jeres behov og fragtsetup.
Trin 5: Forarbejde eller ny runde
Ud fra sammenligningen sker forhandlingerne med transportøren, eller der påbegyndes en ny runde, hvor transportøren kan komme med små justeringer til deres tilbud.
Det er vigtigt her at benytte data fra sammenligningen i trin 4 for at sikre, at transportørerne er klar over, hvilke intervaller, zoner og lande de skal reducere priserne i.
Trin 6: Samarbejdet begynder
Efter der er valgt en ny aftale, begynder samarbejdet med din transportør, eller jeres tidligere samarbejde med samme transportør fortsætter med den nye aftale.
Hvad er sendingsstatistik?
En sendningsstatistik er en statistik over de forsendelser, du ønsker at få tilbud på fra de udvalgte transportører. Denne statistik kan være baseret på et helt års forsendelser.
I sendingsstatistikken kan du inkludere bestemte lande eller postnumre, som du gerne vil have tilbud på. Du sender derfor denne sammen med dit tenderbrev og tender-tjekliste til de udvalgte transportører.
Hvad er et tenderbrev?
Et tenderbrev er det brev, du sender til de udvalgte transportører for at indhente tilbud.
Et tenderbrev behøver ikke at være mange sider langt med kompliceret og juridisk sprogbrug. Det skal være nemt at forstå for både dig og din transportør.
Det vigtigste i dit tenderbrev er, at du beskriver dit gods bedst muligt, så transportørerne kan give det bedst mulige tilbud baseret på dit behov og fragtsammensætning.
Derfor anbefaler vi også, at I giver transportørerne mulighed for at besøge virksomheden og stille eventuelle spørgsmål, når I har sendt jeres tenderbrev afsted til dem.
Hvad indeholder et tenderbrev?
Et tenderbrev skal forklare, hvad I ønsker tilbud på, og hvordan jeres fragtsetup hænger sammen.
I tenderbrevet skal I derfor inddrage jeres fragtsetup, billeder af jeres typiske forsendelser og andre specielle forhold, der har betydning for jeres fragtaftale og samarbejde.
Nedenfor er et eksempel på et tenderbrev, som følger den opsætning, vi bruger, når vi laver tilbudsbreve for vores kunder. Eksemplet er for en fiktiv virksomhed.
Hvad er en tendertjekliste?
En tendertjekliste er en forlængelse af dit tenderbrev, som du sender med tenderbrevet og din sendingsstatistik.
Tendertjeklisten skal hjælpe med at sammenligne de mere bløde værdier på tværs af de adspurgte transportører.
Hvad indeholder en tendertjekliste?
En tendertjekliste kan indeholde alt, hvad du gerne vil vide om, hvorvidt transportøren kan tilbyde det. Eksempler herpå kunne være:
- Om transportøren har fordelsberegning
- Hvordan er transportørens deadlines, transit-tider og afgangsfrekvens?
- Tilbyder transportøren Track and Trace?
- Er transportøren kompatibel med jeres systemer?
- Har transportøren en CSR-politik?
- Kan transportøren levere et CO2-regnskab?
Hvorfor bruge en tendertjekliste?
Det kan være svært ikke at blive forblændet af priserne, når man kigger efter besparelser på fragtaftaler. Husk derfor at være ærlig overfor dig selv, når du sammenligner transportører og lad ikke altid prisen komme først.
Ofte ser vi en sammenhæng mellem dyrere fragttilbud og bedre service og kortere transporttid. Pris er væsentligt, men den rette transportør kan hæve din logistik (og konkurrenceevne) til et højere niveau.
Et godt samarbejde mellem dig og din transportør er vigtig for at kunne have et godt fragtsetup.
Vi anbefaler derfor er du er sikre dig, at du sender så meget information afsted i din tender som muligt. Både i tenderbrevet og tendertjeklisten.
Brug tendertjeklisten til at få overblik over de bløde værdier, så du kan sammenligne transportørerne på samme grundlag, og ikke kun kigge på deres priser.
Hent vores eksempel på en tendertjekliste nedenfor.
Få hjælp til din tender med FreightCompare
For at du kan få den rette fragtaftale til dit setup, er det afgørende med grundigt forarbejde og muligheden for at sammenligne transportørenes tilbud på samme grundlag.
Med FreightCompare hjælper og varetager vi ikke kun al indsamling, analyse og dataarbejde i forbindelse med jeres tender – du får os også som assistance og sparringspartner under hele forløbet.
Derudover sammenligner vi jeres transportørs tilbud for jer i vores online system og præsenterer jer for resultatet. Du slipper derfor for tidskrævende og lange Excel-ark, og du kan være sikker på, at tilbudene sammenlignes på samme grundlag.
Vil du gerne vide mere hvordan FreightCompare kan hjælpe dig med din tender? Så kontakt os eller læs mere gennem knapperne nedenfor.
